Dal 25 maggio 2018 è in vigore il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento UE 2016/679), meglio noto come GDPR. Questa normativa europea nasce con l’obiettivo di rafforzare e uniformare la protezione dei dati personali dei cittadini dell’Unione Europea, introducendo regole precise e responsabilità chiare per tutte le organizzazioni – pubbliche e private – che trattano dati personali.
Un obbligo per tutti: cosa prevede il GDPR
- Trasparenza e informativa
Le aziende sono tenute a informare in modo chiaro e completo gli interessati (dipendenti, clienti, fornitori, ecc…) su:
- finalità del trattamento;
- base giuridica;
- durata della conservazione;
- diritti riconosciuti agli interessati;
- eventuali trasferimenti verso terzi o paesi extra UE.
2. Consenso esplicito
Dove previsto, il consenso al trattamento dei dati deve essere libero, specifico, informato, inequivocabile e revocabile in qualsiasi momento.
3. Responsabilità e documentazione (accountability)
Ogni azienda deve poter dimostrare la propria conformità al GDPR, attraverso:
- il registro dei trattamenti;
- la nomina di rsponsabili interni ed esterni;
- la nomina del DPO, se richiesta;
- informative privacy aggiornate;
- la formazione degli incaricati;
- le valutazioni d’impatto (DPIA) per trattamenti ad alto rischio.
4. Sicurezza dei dati
E’ obbligatorio adottare misure tecniche e organizzative per prevenire accessi non autorizzati, perdite o distruzioni dei dati (es. crittografia, backup, autenticazione a più fattori).
5. Diritti degli interessati
Il GDPR garantisce una serie di diritti: accesso, rettifica, cancellazione (diritto all’oblio), limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione.
6. Notifica delle violazioni (Data Breach)
In caso di violazione dei dati personali , l’azienda ha 72 ore per notificare l’evento al Garante per la protezione dei dati personali.
7. Trasferimento extra-UE
Il trasferimento di dati verso paesi non UE è consentito solo se viene garantito un adeguato livello di protezione o tramite l’adozione di garanzie appropriate (es. clausole contrattuali standard).
8. Standard di sicurezza
Devono essere garantiti standard elevati di protezione sia per la getsione digitale che per quella crtacea dei dati.
Il mancato rispetto delle disposizioni del GDPR può comportare sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo, a seconda di quale sia l’importo maggiore.
I servizi di supporto: un percorso guidato verso la conformità
AFES offre un servizio completo di consulenza e accompagnamento per l’adeguamento e il mantenimento della conformità al GDPR. Il percorso include:
- Check-up iniziale per valutare il livello di conformità e proporre misure di sicurezza idonee.
- Predisposizione delle lettere di nomina per incaricati, responsabili e DPO (dove necessario)
- Review e redazione delle informative privacy per dipendenti, clienti, fornitori e sito web.
- Istruzioni operative su trattamento dati, gestione dei Data Breach, uso dei sistemi informatici e videosorveglianza.
- Analisi e valutazione dei rischi legati ai trattamenti effettuati.
- Redazione del registro dei trattamenti del Titolare.
- Valutazioni d’impatto (DPIA) per trattamenti ad alto rischio.
- Formazione interna di un referente aziendale per la gestione operativa della privacy.
Tutta la documentazione prodotta viene aggiornata con cadenza annuale, per tutta la durata del servizio.
Un DPO a supporto della tua azienda
Nei casi previsti dalla normativa, AFES offre anche il servizio di assunzione formale dell’incarico di Data Protection Officer (DPO). Il DPO opera come figura terza e indipendente, con il compito di:
- monitorare il rispetto del GDPR;
- fungere da punto di contatto con gli interessati e il Garante Privacy;
- fornire consulenza continuativa sull’applicazione della normativa.
Questa funzione viene svolta personalmente e con il massimo livello di responsabilità, a garanzia della serietà dell’impegno assunto da AFES.
Case Study – La piccola Web Agency e la Newsletter a rischio
Nel 2023, una micro web agency italiana, con pochi collaboratori e un’attività focalizzata su siti web e gestione social, si è vista recapitare una comunicazione ufficiale dal Garante per la protezione dei dati personali.
La causa? L’invio ricorrente di email promozionali ad alcuni contatti, senza aver raccolto un consenso valido e documentato.
La segnalazione è partita da un ex cliente che, pur avendo interrotto la collaborazione mesi prima, continuava a ricevere comunicazioni non richieste. L’agenzia, convinta che l’acquisizione iniziale del contatto valesse come consenso implicito, non era in grado di dimostrare alcuna base giuridica per il trattamento.
Non era stata fornita un’informativa chiara, né tantomeno era stato raccolto un consenso esplicito al marketing diretto, come previsto dal GDPR.
Il Garante ha quindi comminato una sanzione di 2.000 euro, accompagnata da un obbligo di adeguamento immediato delle procedure interne. Un importo modesto rispetto a quelli imposti alle grandi aziende, ma comunque significativo per una realtà di piccole dimensioni, sia sotto il profilo economico che reputazionale.
Anche per le microimprese del digitale, non è possibile improvvisare quando si parla di dati personali.
Ogni attività di marketing, anche tramite semplici email, deve poggiare su un consenso libero, specifico e dimostrabile, accompagnato da una privacy policy chiara e dalla possibilità effettiva per l’utente di opporsi in qualsiasi momento.
Conclusioni
Adeguarsi al GDPR non è solo un dovere legale, ma anche un’opportunità per costruire un rapporto più trasparente e fiduciario con clienti, dipendenti e partner. AFES accompagna le aziende in questo percorso con competenza, esperienza e un approccio personalizzato.
Perchè la protezione dei dati non è un ostacolo, ma un valore da costruire insieme.
Se vuoi richiedere una consulenza per implementare correttamente l’HACCP e proteggere la tua attività compila il form in basso
Ti contatteremo telefonicamente il prima possibile
